Firemný archív
Firemný archív pre dokumenty, ktoré musíte uchovať, ale nechcete ich mať v kancelárii
Skladovanie účtovných dokladov, zmlúv, personálnej agendy a ďalších firemných dokumentov v samostatnom priestore. Vhodné pre firmy, účtovné kancelárie a živnostníkov, ktorí potrebujú uvoľniť kancelárie a mať archív pod kontrolou.
Spočítajte si veľkosť vášho archívu →Ako dlho musíte archivovať firemné dokumenty zo zákona?
Zákonné archivačné lehoty sú dlhé — niektoré až 70 rokov. Externý archív je najefektívnejší spôsob, ako ich splniť bez zahlcovania vlastných priestorov.
Mzdové listy = 50 rokov je realita. Aj firma so 4 zamestnancami, ktorá funguje 15 rokov, má dnes ~3 000 strán mzdovej dokumentácie, ktorú musí udržať.
Ako riešiť dokumenty s osobnými údajmi
Pri dokumentoch s osobnými údajmi nestačí iba nájsť voľný sklad. Dôležité je mať jasne nastavené, kto má prístup, ako sa prístup eviduje, ako sú dokumenty fyzicky uložené a čo sa stane po uplynutí archivačnej lehoty.
Pri firemných dokumentoch vieme nastaviť režim s individuálnym prístupom, evidenciou vstupov a dohodnutými pravidlami manipulácie. Pri väčších alebo citlivejších archívoch odporúčame individuálne nastaviť zmluvné podmienky vrátane spracovania osobných údajov.
Koľko miesta potrebuje firemný archív?
Štandardný archívny box (32×40×27 cm) má objem ~0,025 m³. Pri praktickom uložení s regálmi a prístupovou uličkou sa do 3 m² zmestí cca 200 archívnych boxov — archív strednej firmy za 10 rokov.
S regálmi sa kapacita zvyšuje o ~30 %. Presná cena podľa veľkosti v cenníku.
Časté otázky o firemnom archíve
Ako dlho musím archivovať účtovné doklady na Slovensku?
Účtovné doklady sa spravidla archivujú 10 rokov. Presné lehoty sa líšia podľa typu dokumentu, preto odporúčame overiť ich s účtovníkom alebo právnikom.
Aká je archivačná lehota pre mzdové a personálne dokumenty?
Mzdové a personálne dokumenty môžu mať výrazne dlhšie archivačné lehoty než bežné účtovné doklady. Pri personálnej agende odporúčame nastaviť archív individuálne podľa typu dokumentov.
Ako rýchlo viem získať konkrétny dokument zo skladu?
Ak si archív spravujete sami, dokument si viete vyzdvihnúť podľa dohodnutého režimu prístupu. Pri asistovanom hľadaní alebo doručení treba službu dohodnúť vopred.
Je archív chránený proti požiaru?
Sklad je vhodný na bežné firemné dokumenty. Pri mimoriadne citlivom alebo nenahraditeľnom archíve odporúčame individuálne preveriť požiadavky na protipožiarne alebo špeciálne uloženie.
Môžem dokumenty po uplynutí lehoty skartovať?
Skartáciu vieme riešiť po dohode podľa objemu a typu dokumentov. Pri dokumentoch s osobnými údajmi odporúčame postup konzultovať s osobou zodpovednou za ochranu údajov alebo právnikom.
Ako účtujem prenájom archívu?
Pri firemnom využití ide spravidla o náklad súvisiaci s podnikaním. Konkrétne zaúčtovanie odporúčame potvrdiť s účtovníkom.
Súvisiace: GDPR pri firemnom archíve · prenájom skladu daňovo · sklad pre živnostníkov
Máte plnú pivnicu kartónov?
Spočítajte si veľkosť archívu a presuňte dokumenty do samostatného priestoru.